Co się zmieniło
Faktury objęte obowiązkiem KSeF mają postać ustrukturyzowaną. Dokument trafia do systemu Ministerstwa Finansów, otrzymuje numer KSeF i z tym momentem jest uznany za doręczony nabywcy. Obowiązek nie obejmuje wszystkich transakcji — przepisy przewidują wyjątki oraz szczególne tryby wystawiania, dlatego część dokumentów nadal powstaje poza KSeF.
Kogo dotyczy i od kiedy
- Od 1 lutego 2026 r. — podatnicy, u których sprzedaż brutto w 2024 r. przekroczyła 200 mln zł.
- Od 1 kwietnia 2026 r. — pozostali podatnicy, poza najmniejszą grupą objętą limitem przejściowym.
- Do końca 2026 r. — jeżeli miesięczna wartość sprzedaży brutto dokumentowanej fakturami objętymi KSeF nie przekracza 10 000 zł, obowiązku wystawiania nie ma; po przekroczeniu limitu obowiązek powstaje od faktury, która ten limit przekracza.
- Od 1 stycznia 2027 r. — obowiązek obejmuje również tę najmniejszą grupę.
Co to oznacza dla firmy
Tokeny KSeF działają do 31 grudnia 2026 r. Od 1 stycznia 2027 r. z pary token/certyfikat pozostają certyfikaty KSeF — firmy pracujące dziś na tokenach zostają bez ważnej metody uwierzytelnienia, jeśli nie przejdą na certyfikat wcześniej. Certyfikat jest też potrzebny w określonych scenariuszach wystawiania offline i w oznaczaniu faktur kodem QR. Ryzykiem operacyjnym jest brak spójnych uprawnień w KSeF dla osób i systemów wystawiających i odbierających faktury w Finansach i Księgowości, Handlu, eDokumentach czy eBiurze, a także brak procedury na wypadek niedostępności KSeF.
Kiedy warto to zrobić
Przejście z tokenów na certyfikaty KSeF ma sens zaplanować z wyprzedzeniem przed końcem 2026 r., a nie tuż przed 1 stycznia 2027 r. Firmy jeszcze niewystawiające obowiązkowo w KSeF powinny mieć skonfigurowane i przetestowane środowisko przed swoim terminem (1 lutego lub 1 kwietnia 2026 r., ewentualnie przed przekroczeniem limitu 10 000 zł).
Jak PATCOM może to zrobić za klienta
Konfigurujemy KSeF Plus i uprawnienia w Symfonii, przeprowadzamy przejście z tokenów na certyfikaty, aktualizujemy programy do wersji obsługującej KSeF, szkolimy zespół księgowy i handlowy oraz porządkujemy obieg dokumentów w eDokumentach.
Co sprawdziliśmy
Sprawdziliśmy terminy, progi i metody uwierzytelnienia w oficjalnej informacji Ministerstwa Finansów o KSeF oraz zakres obsługi KSeF opisany w dokumentacji i materiałach produktowych Symfonii dostępnych partnerom. Nie zakładamy zakresu, którego producent nie opisuje.