KSeF
KSeF w Symfonii — co trzeba przygotować
Krajowy System e-Faktur zmienia sposób wystawiania i odbierania faktur. Pokazujemy terminy, zakres prac i rolę programów Symfonii.
Wystawianie a odbieranie — terminy nie są takie same
Obowiązek wystawiania faktur w KSeF wchodzi etapami. Odbieranie faktur przez KSeF ma własny, wcześniejszy termin.
Wystawianie faktur
Podatnicy, których sprzedaż brutto w 2024 r. przekroczyła 200 mln zł
Pozostali podatnicy objęci obowiązkiem wystawiania faktur w KSeF
Najmniejsi podatnicy — miesięczna sprzedaż brutto dokumentowana fakturami do 10 000 zł — po okresie przejściowym do 31 grudnia 2026 r.
Odbieranie faktur
- 1 lutego 2026
Obowiązek odbierania faktur przez KSeF obowiązuje co do zasady od 1 lutego 2026 r., z wyjątkami przewidzianymi w przepisach — także wtedy, gdy firma zaczyna wystawiać faktury w KSeF później.
Terminy wynikają z przepisów o obowiązkowym KSeF. Zakres obowiązku dla konkretnej firmy warto potwierdzić z księgowością lub doradcą podatkowym.
Lista kontrolna przed startem
- 01
Sprawdź, od kiedy Twoja firma ma wystawiać faktury w KSeF, i pamiętaj, że odbieranie ma wcześniejszy termin.
- 02
Ustal, kto wystawia i odbiera faktury oraz w których programach Symfonii.
- 03
Nadaj uprawnienia do KSeF osobom i systemom; zaplanuj metodę uwierzytelnienia — w 2026 r. token lub certyfikat KSeF, przy czym token jest przejściowy do 31 grudnia 2026 r., a od 1 stycznia 2027 r. pozostają certyfikaty KSeF.
- 04
Zaktualizuj Finanse i Księgowość, Handel i eDokumenty do wersji z obsługą KSeF; uruchom KSeF Plus.
- 05
Przetestuj wysyłkę i odbiór na środowisku testowym, w tym korekty i załączniki.
- 06
Opisz procedurę na wypadek niedostępności KSeF, korzystając z trybów przewidzianych w przepisach.
- 07
Przeszkol zespół księgowy i handlowy.
Programy, które to obsługują
Najczęstsze pytania
- Czy terminy wystawiania i odbierania faktur są takie same?
- Nie. Obowiązek wystawiania faktur w KSeF wchodzi etapami (1 lutego 2026 r., 1 kwietnia 2026 r., 1 stycznia 2027 r. dla najmniejszych podatników po okresie przejściowym), a obowiązek odbierania faktur przez KSeF obowiązuje co do zasady od 1 lutego 2026 r., z wyjątkami przewidzianymi w przepisach.
- Które programy Symfonii obsługują KSeF?
- Finanse i Księgowość, Handel oraz eDokumenty — za pośrednictwem KSeF Plus, który odpowiada za wymianę danych z KSeF: wysyłanie, odbieranie, statusy i numer KSeF. Faktury można też wystawiać i odbierać w eBiurze.
- Jak uwierzytelnić firmę w KSeF?
- W 2026 r. można uwierzytelniać się w KSeF tokenem albo certyfikatem KSeF. Tokeny są rozwiązaniem przejściowym i można ich używać do 31 grudnia 2026 r.; od 1 stycznia 2027 r. do uwierzytelniania pozostają certyfikaty KSeF. Certyfikat KSeF jest dodatkowo wymagany do oznaczenia faktury kodem potwierdzającym tożsamość wystawcy w trybach offline24, offline (niedostępność systemu) i awaryjnym. Przy wdrożeniu ustalamy, kto i czym uwierzytelnia się w KSeF oraz jak nadane są uprawnienia.
- Czy biuro rachunkowe może odbierać e-faktury klientów?
- Tak, po nadaniu biuru odpowiednich uprawnień w KSeF. W Symfonii biuro pracuje wielofirmowo, a eBiuro pozwala prowadzić małą księgowość klientów i udostępniać im fakturowanie online.
- Co jeśli KSeF będzie niedostępny?
- Przepisy przewidują tryby na wypadek niedostępności systemu. Pomagamy opisać procedurę w firmie i skonfigurować Symfonię tak, aby faktury wystawione w takim trybie trafiły do KSeF po przywróceniu dostępu.