SaldeoSMART i Symfonia
SaldeoSMART i Symfonia — jak połączyć obieg dokumentów z księgowością
Na patcom.pl nie powtarzamy pełnej oferty SaldeoSMART — ta znajduje się w naszym dedykowanym serwisie systemsaldeo.pl. Tutaj pokazujemy granicę, która w praktyce decyduje o powodzeniu projektu: gdzie kończy się odczyt i obieg dokumentu, a gdzie zaczyna zapis księgowy, rozrachunki i raportowanie.
Co robi SaldeoSMART
- Odbiór i gromadzenie dokumentów w jednym miejscu.
- Automatyczny odczyt danych z faktur i innych dokumentów.
- Opis i elektroniczny obieg dokumentu w firmie lub biurze.
- Akceptacja kosztu przez osoby odpowiedzialne.
- Komunikacja między firmą a biurem rachunkowym.
- Przygotowanie danych do dalszej pracy księgowej.
Co robią Finanse i Księgowość
- Zapis księgowy na właściwych kontach.
- Rozrachunki, płatności i rozliczenia podatkowe.
- JPK i sprawozdawczość.
- Zamknięcie okresu.
- Raportowanie i dalsza praca na danych finansowych.
Przepływ dokumentu w praktyce
- 01
Dokument trafia do jednego miejsca
Skan, plik z maila, dokument z KSeF albo papier — wejście zostaje ujednolicone, żeby nie było kilku równoległych ścieżek.
- 02
Dane zostają odczytane
Odczyt przygotowuje dane do dalszej pracy, ale nie zastępuje decyzji o sposobie ujęcia dokumentu.
- 03
Dokument jest opisany i zaakceptowany
Osoba odpowiedzialna wskazuje, czego dotyczy koszt, i zatwierdza go zgodnie z przyjętym obiegiem.
- 04
Uzgodnione dane idą do księgowości
Sposób przekazania do księgowości wynika z przyjętego obiegu dokumentu, a nie z samego formatu pliku.
- 05
Księgowanie i dalsza praca w Symfonii
Zapis, rozrachunki, płatności i raportowanie pozostają w Finansach i Księgowości.
Automatyczny odczyt nie oznacza automatycznego księgowania
Automatyczny odczyt nie oznacza, że każdy dokument powinien zostać automatycznie zaksięgowany bez kontroli. Część dokumentów wymaga decyzji: właściwego ujęcia kosztu, przypisania do projektu, rozliczenia w czasie albo wyjaśnienia z dostawcą.
Dlatego projektujemy kontrolowany przepływ danych: co przechodzi dalej automatycznie, co wymaga potwierdzenia i kto je wykonuje. To ustalenie ma większy wpływ na efekt niż sama skuteczność odczytu.
W biurze rachunkowym
Największą wartością jest ujednolicenie wejścia dokumentu od wszystkich klientów — zamiast kilku kanałów i różnych terminów. Osobno układamy pracę dla klientów na pełnych księgach i dla tych rozliczanych w uproszczonej formie, bo różni się zakres opisu i odpowiedzialności.
W firmie
Najczęstszy scenariusz to obieg kosztu przed księgowaniem: kto opisuje dokument, kto go zatwierdza i co dokładnie przechodzi do księgowości. Bez tych ustaleń elektroniczny obieg powtarza dotychczasowe opóźnienia.
KSeF w tym układzie
Odbiór faktury w formie elektronicznej nie oznacza, że dokument jest gotowy do zaksięgowania. Nadal potrzebny jest opis, akceptacja i decyzja o ujęciu. Przy wdrożeniu ustalamy, w którym miejscu ma odbywać się obieg dokumentu — po stronie SaldeoSMART, po stronie rozwiązań Symfonii, albo w podziale wynikającym z organizacji pracy.
Praktyka PATCOM
Z doświadczenia PATCOM
Efekt projektu rzadko wynika z samej skuteczności odczytu dokumentów. Wynika z ujednolicenia procesu: jednego wejścia dokumentu, jasnego opisu, jednoznacznej akceptacji i przewidywalnego przekazania do księgowości.
Firmy, które najpierw ustalają odpowiedzialność za odbiór i opis dokumentu, a dopiero potem włączają automatyzację, kończą projekt szybciej i rzadziej wracają do pracy ręcznej.
Jak powstał ten materiał
Zakres funkcjonalny opisujemy na podstawie aktualnej dokumentacji producenta oraz materiałów produktowych Symfonii. Rekomendacje dotyczące kolejności wdrożenia, migracji, konfiguracji i organizacji pracy są opracowaniem PATCOM na podstawie praktyki wdrożeniowej. Nie opisujemy funkcji zapowiadanych w roadmapie jako dostępnych, dopóki nie potwierdza ich aktualna wersja produktu.
Źródła
- SaldeoSMART — dokumentacja produktowa i materiały dla partnerów.
- Symfonia — aktualna dokumentacja produktowa i pomoc techniczna.
- Ministerstwo Finansów — Krajowy System e-Faktur: aktualne zasady, terminy i dokumentacja techniczna.
- PATCOM — praktyka wdrożeniowa, migracyjna i serwisowa.